Dostawcy i onboarding
Rejestr, szablony decydujące o tym, co musi dostarczyć każdy rodzaj dostawcy, i portal, przez który dostawca to wypełnia.
2
Onboarding dostawców · zatwierdzenia · audyt
VendoCerta zbiera dane i dokumenty dostawców, prowadzi je przez zatwierdzenia, które sami definiujecie, i zostawia zapis każdej decyzji — zapis, którego nikt nie może zmienić, łącznie z Wami.

Co jest w środku
VendoCerta to nie jeden ekran z formularzem. To są systemy, z których zbudowany jest produkt — każdy z własnymi ekranami, własnymi uprawnieniami i własnymi wpisami w historii audytowej. Liczba pod każdym z nich mówi, ile jego modułów działa dzisiaj i ile wymienia katalog.
Rejestr, szablony decydujące o tym, co musi dostarczyć każdy rodzaj dostawcy, i portal, przez który dostawca to wypełnia.
2
Ścieżki zatwierdzeń po kolei, decyzje o dokumentach z pełną historią wersji i terminy, które same się przypominają.
3
Poziomy ryzyka, incydenty, procedura zmiany rachunku i historia audytowa, której nikt nie zmieni.
3
Kolejki, kalendarze, raporty i rozmowy, które utrzymują proces w ruchu bez arkusza kalkulacyjnego.
5
Wbudowany asystent, który proponuje i nigdy nie wykonuje, oraz Akademia ucząca produktu wewnątrz produktu.
2
Zakupy od zapotrzebowania po prosty magazyn — pakiet VendoCerta Plus.
1
Integracje, tożsamość i obsługa wielu podmiotów dla większych instalacji.
0
Zobacz każdą funkcję i jej status
Zobacz każdy moduł i jego statusPlany i licencjonowanie
Wycena za instalację, nigdy za dostawcę — dostawcy nie mają kont do licencjonowania. Trzy plany, jeden podpisany plik licencji, żadnego publicznego cennika i żadnego wymyślonego: pytacie i dostajecie liczbę.
Onboarding, zatwierdzenia, dokumenty i historia audytowa — cały produkt kontrolowanego dostawcy.
15modułów dostępnych dzisiaj
Firmy, która chce mieć onboarding dostawców pod kontrolą i umieć to udowodnić.
Najpełniejszy dzisiaj
Wszystko powyżej plus zapotrzebowania zakupowe, automatyzacje i pakiet operacyjny w miarę jego powstawania.
16modułów dostępnych dzisiaj
Firmy, której zakupy powinny przechodzić przez te same kontrole co onboarding.
Wszystko, co wymienia katalog, łącznie z wieloma podmiotami, SSO, publicznym API i webhookami.
16modułów dostępnych dzisiaj
Więcej niż jednego podmiotu prawnego albo instalacji, która musi rozmawiać z Waszymi innymi systemami.
VendoCerta to nowy produkt, więc nie ma tu logotypów klientów ani referencji — nie ma jeszcze niczego, co byłoby prawdą. Zamiast tego: każdy zrzut ekranu poniżej pochodzi z działającej aplikacji, a nie z makiety, a każdą opisaną funkcję możemy Wam pokazać na żywo.
Problem
Psuje się jako polisa, która po cichu wygasła, jako zatwierdzenie, którego nikt nie może znaleźć w skrzynce, i jako przelew wysłany na rachunek zmieniony na podstawie jednego maila. Nic z tego nie wygląda na awarię, dopóki audytor albo bank nie zada pytania.
Certyfikaty przychodzą jako załączniki, odkłada je ten, kto akurat był, a najnowsza wersja to ta, którą przypadkiem otworzyliście.
Polisa, która skończyła się w marcu, zostaje odkryta we wrześniu — zwykle przez osobę, która potrzebowała jej tego ranka.
Kto się zgodził, na jakiej podstawie i czy dokument, który widział, to ten sam co w aktach — nic z tego nie przeżywa wątku.
Najstarszy trik świata wciąż działa, bo jedna osoba może zadziałać na podstawie jednego maila i nikt inny na to nie patrzy.
Żaden dostawca, dokument ani istotna zmiana nie przechodzi przez firmę bez wymaganych informacji, zatwierdzenia i wpisu w historii audytowej.
Przed i po
Każdy wiersz to jeden z konkretnych sposobów, w jaki to się psuje, opisanych już wyżej — nie ogólna skarga na papierologię.
| Gdzie to się dzieje | Arkusze, e-mail, dysk współdzielony | VendoCerta |
|---|---|---|
| Gdzie żyją dokumenty | Załączniki w skrzynce, podpięte przez kogokolwiek, kto akurat był pod ręką. Najnowsza wersja to ta, którą akurat otworzycie. | Jeden rekord na dostawcę. Każda wersja zachowana, każdy termin ważności śledzony i przypominany sam. |
| Wiedza, czego jeszcze brakuje | Lista w czyjejś głowie albo zakładka arkusza, której nikt nie otwierał od ostatniego audytu. | System wie dokładnie, czego brakuje przed zatwierdzeniem — i to pokazuje, Waszemu zespołowi i dostawcy. |
| Zatwierdzanie zmiany | Przekazywany wątek e-mail. Kto się zgodził, na jakiej podstawie i czy widział ostateczny dokument, rzadko to przetrwa. | Uporządkowana kolejka, bramkowana rolą, z powodem zapisanym przy każdej decyzji. |
| Zmiana rachunku bankowego | Jedna osoba, działająca na podstawie jednego maila. Najstarsza sztuczka w książce wciąż działa, bo nikt inny nie patrzy. | Cztery etapy — propozycja, dokument potwierdzający, weryfikacja telefoniczna pod numer znany wcześniej, zatwierdzenie przez kogoś nowego. Minimum dwie osoby. |
| Wprowadzanie nowego dostawcy | Telefony i załączniki mailowe w tę i z powrotem, bez konta, względem którego którakolwiek ze stron mogłaby sprawdzić postęp. | Jeden osobisty, wygasający link. Dostawca sam wypełnia formularz i wgrywa dokumenty — bez konta, bez hasła. |
| Udowodnienie, że to się wydarzyło | Odtwarzane po fakcie, z tej skrzynki, w której akurat przetrwał wątek. | Niezmienna historia audytowa od pierwszego dnia. Nic w niej nie da się edytować ani usunąć — nawet przez właściciela. |
Jak to działa
Szablon decyduje, co musi dostarczyć ten rodzaj dostawcy. Dalej produkt odmawia przejścia dalej, dopóki każdy etap nie jest naprawdę skończony — i mówi dokładnie, czego brakuje, zamiast wyszarzać przycisk.
01
Karta z kontrolowanym statusem, poziomem ryzyka i wskazanym opiekunem wewnętrznym. Potem wybierasz szablon onboardingu, który decyduje, co dostawca musi dostarczyć.
02
Osobisty, jednorazowy, wygasający link mailem — bez konta, bez hasła, bez licencji. Dostawca sam wypełnia formularz i sam wgrywa dokumenty, w swoim języku.
03
Zaakceptuj, poproś o poprawkę albo odrzuć — za każdym razem z powodem, który dostawca widzi. Nowy plik nigdy nie nadpisuje poprzedniej wersji; dołącza do historii.
04
Kroki rozstrzygane są jeden po drugim, wyłącznie przez osobę z właściwą rolą albo przypisaną bezpośrednio. Zatwierdzenie jest odrzucane, dopóki cokolwiek obowiązkowego jest brakujące, odrzucone lub nieaktualne.

Ekran po ekranie
Zrzuty z działającej aplikacji na danych firmy demonstracyjnej. Nic tu nie jest przerysowane i nic nie zostało posprzątane na zdjęcie.

Właściciele i administratorzy biznesowi dostają sprawy przypisane im z nazwiska. Każda inna rola dostaje liczniki — czeka na Ciebie, po terminie, brakujące dokumenty, wygasające w 30 dni, wygasłe. Niżej ostatnia aktywność w organizacji, bez rutynowych logowań, które inaczej zapełniłyby ją szumem.

Dostawcy i onboarding
Jeden link mailem, ważny przez ograniczony czas, jednorazowy. Dostawca wypełnia formularz zdefiniowany Waszym szablonem i wgrywa własne dokumenty. Wysłanie nowego zaproszenia natychmiast unieważnia poprzednie — i tak właśnie odcina się link, który poszedł na zły adres.

Zatwierdzenia i zgodność
Kroki rozstrzygane są po kolei. Kolejny nie otworzy się, dopóki poprzedni nie zostanie zatwierdzony, a wymagany dokument nie będzie aktualny i zaakceptowany. Kiedy coś blokuje sprawę, produkt wypisuje dokładnie co — tę samą listę czyta asystent, gdy pytacie, dlaczego nie da się zatwierdzić.

Codzienna praca
Moja praca zbiera wszystko przypisane Wam w zatwierdzeniach, dokumentach i zadaniach. Kalendarz trzyma każdy termin ważności, termin i okres wypowiedzenia. Widok właściciela rozpisuje całość na konkretnych dostawców i konkretne decyzje.
Celowo powolne
Fałszywa wiadomość „zmienił nam się numer konta” to jeden z najstarszych sposobów na przekierowanie płatności i wciąż działa, bo jedna osoba może zadziałać na podstawie jednego maila. Dlatego w VendoCercie ta jedna operacja nie jest kliknięciem. Jest procedurą i produkt jej dla Was nie skróci.
Celowo nie Recenzent. Przycisk Zgłoś zmianę pozostaje nieaktywny, dopóki przy tym dostawcy nie ma wgranego dokumentu w kategorii „Dane do płatności” — rachunku nie da się zgłosić znikąd. Numer wpisuje się dwa razy, jako zabezpieczenie przed pomyłką w cyfrze.
Czeka na potwierdzenie z dokumentem
Recenzent, Administrator albo Właściciel otwiera tę samą kartę i klika Potwierdzam zgodność z dokumentem. Ocena, czy potwierdzenie z banku jest prawdziwe, to całe zadanie tego kroku — system wymaga jedynie, żeby dokument istniał i miał aktualną wersję.
Czeka na niezależną weryfikację
Zapisywana wraz z metodą: telefon zwrotny na numer znany wcześniej — wyłącznie telefonicznie, nigdy mailem, bo to właśnie skrzynka mailowa może być tym, co przejął atakujący — pismo potwierdzające z banku, podpisane pełnomocnictwo, spotkanie osobiste albo „inne”.
Czeka na zatwierdzenie
Ostatniego zatwierdzenia nie może wydać nikt, kto już wystąpił w tej sprawie: ani zgłaszający, ani potwierdzający dokument, ani weryfikujący, ani wcześniejszy zatwierdzający. Jeśli ten sam numer rachunku figuruje już przy innym dostawcy, ostrzeżenie o duplikacie trzeba świadomie odrzucić, zanim zatwierdzenie w ogóle stanie się możliwe.
Rachunek aktywny
Warto powiedzieć to precyzyjnie, bo reguła jest łagodniejsza, niż sugerują cztery etapy — i właśnie ta precyzja jest tu istotna. Ta sama osoba może potwierdzić dokument, przeprowadzić weryfikację, a nawet oddać pierwsze zatwierdzenie. Jest jeden twardy warunek i jest bezwzględny: ostatniego zatwierdzenia nie może wydać nikt, kto już wystąpił w tej sprawie.
W praktyce gwarantuje to minimum dwie różne osoby, gdy wymagane jest jedno zatwierdzenie, i trzy, gdy dwa — a dwa to ustawienie domyślne. Czasem potrzebna jest naprawdę czwarta, wcześniej niezaangażowana osoba.
Bezpieczeństwo i zapis
Każde zapisane działanie — logowanie, zmiana statusu, decyzja o dokumencie, wysłane zaproszenie, pobrany plik — staje się wpisem. W VendoCercie nie ma nigdzie funkcji edycji ani usunięcia wpisu, nawet dla właściciela, i nic nie nadpisuje istniejącego zdarzenia. Właśnie ta odmowa czyni ten zapis użytecznym jako dowód.

Asystent
Asystent na każdym ekranie, który zna podręcznik i — w granicach Waszych uprawnień — Wasze dane: dostawców, sprawy, dokumenty, terminy. Na szerokim ekranie dokuje się jako kolumna obok treści, a nie na niej, więc dalej widzicie to, o co pytacie.
Gwarancja
Poproś go o coś, a tego nie zrobi. Spisze dokładnie, co zrobiłby, wyliczy, co się stanie, i pokaże dwa przyciski. Między propozycją a Waszym kliknięciem nie dzieje się nic — żadna wiadomość nie wychodzi, żaden rekord się nie zmienia. Uprawnienia są sprawdzane ponownie w momencie potwierdzenia, wobec osoby, która klika.
Nigdy nie zatwierdza, nie odrzuca ani nie zawiesza dostawcy, nigdy nie zmienia niczyjej roli i nigdy niczego nie usuwa — nawet jeśli poprosicie go wprost.
„Jak mam…?”
Odpowiedź z podręcznika produktu, w Waszym języku, zwykle z linkiem prosto na właściwy ekran.
„Co się dzieje z…?”
Odpowiedź z Waszych własnych danych: co blokuje zatwierdzenie, co wygasa w tym miesiącu, co czeka na Waszą decyzję.
„Zrobisz to za mnie?”
Odpowiedź w formie karty propozycji, listy skutków i dwóch przycisków.

Poza onboardingiem
Zatwierdzeni dostawcy to punkt, w którym większość oprogramowania zakupowego dopiero się zaczyna. VendoCerta Plus dokłada drzwi wejściowe: kontrolowane zapotrzebowania zakupowe, składane na dostawców już przez firmę dopuszczonych. Reszta pakietu operacyjnego jest nazwana, przypisana do planu i na mapie rozwoju — a ta strona przy każdym wierszu mówi, co jest czym.

Produkt rozdziela dwa pytania, które cenniki zwykle zlepiają: czy plan zawiera moduł i czy ten moduł faktycznie wszedł do produktu. Sam fakt, że plan wymienia funkcję, nigdy nie wystarczy, żeby ją odblokować — kontrola uprawnień odmawia wszystkiego, co nie jest jeszcze oznaczone jako dostępne, niezależnie od tego, ile klient płaci.
Dlatego tabela porównawcza na tej stronie ma obie kolumny. Wiersz może uczciwie mówić jednocześnie „zawarte w VendoCerta Plus” i „na mapie rozwoju”.

Żeby ludzie zaczęli tego używać
Siedemdziesiąt pięć nagrań ekranu z lektorem z prawdziwej aplikacji — 37 po angielsku i 38 po polsku — instalowanych razem z VendoCertą, a nie hostowanych gdzieś, gdzie nowej osobie trzeba najpierw założyć login. Do tego pomoc kontekstowa na każdym ekranie i interfejs w ośmiu językach, wybierany osobno przez każdą osobę.
Zanim zapytacie
Nie. Dostawca nigdy nie loguje się do VendoCerty. Dostaje mailem osobisty, jednorazowy link ważny przez ograniczony czas — domyślnie tydzień — i przez niego wypełnia formularz oraz wgrywa pliki. Bez hasła, bez konta, bez niczego do kupienia.
Jeśli link poszedł na zły adres, wysłanie nowego zaproszenia natychmiast unieważnia poprzednie, nawet gdyby ktoś je już otworzył.
VendoCerta instaluje się na maszynie, którą kontrolujecie. PostgreSQL, magazyn plików i podgląd poczty działają jako przenośne binaria wewnątrz folderu projektu — nic nie jest instalowane w Windows, nie są potrzebne prawa administratora, a Docker nie jest wymagany (plik compose jest dołączony dla maszyn, które go mają). Internet potrzebny jest tylko przy pierwszym uruchomieniu, żeby pobrać te usługi.
Nie, i nie z powodu polityki. W aplikacji nie ma nigdzie funkcji edycji ani usunięcia wpisu audytowego, w żadnej roli, łącznie z właścicielem, i nic nie nadpisuje istniejącego zdarzenia. Ekran mówi to sam, pod nagłówkiem. Odmowa dostępu też jest zapisywana, więc próba obejrzenia czegoś bez uprawnień zostawia ślad, a nie pustkę.
Cztery etapy — zgłoszenie, potwierdzenie z dokumentem, niezależna weryfikacja, zatwierdzenie — z dokumentem wymaganym, zanim zgłoszenie w ogóle będzie możliwe, weryfikacją wyłącznie telefoniczną na numer znany wcześniej i regułą, że ostatniego zatwierdzenia nie może wydać nikt, kto już wystąpił w sprawie. W praktyce to minimum dwie różne osoby, a przy domyślnych dwóch zatwierdzeniach — trzy.
Czyta wyłącznie w granicach uprawnień osoby pytającej i nigdy nie wykonuje działania bez jej wyraźnego potwierdzenia — uprawnienia są sprawdzane ponownie w momencie kliknięcia, a nie w momencie pytania. Nie może zatwierdzić, odrzucić ani zawiesić dostawcy, zmienić roli ani niczego usunąć.
Licencja ma okres karencji. W jego trakcie instalacja pozostaje czytelna — nadal możecie otwierać i eksportować to, co już macie — ale zapis przez moduł jest odmawiany, dopóki licencja nie będzie znowu aktywna. Właściciel czytający własne rekordy to nie jest coś, co wygasła licencja powinna zabierać w połowie lektury; tworzenie nowych — owszem.
Tak i jest to oznaczone. Porównanie planów pokazuje każdą funkcję ze statusem — działa, podgląd albo plan rozwoju — obok planów, które ją zawierają. Produkt egzekwuje to samo rozróżnienie: plan wymieniający moduł nie odblokowuje go, dopóki moduł nie jest naprawdę dostępny.
Demo z człowiekiem, a nie nagrany webinar: przynieście dostawcę, który sprawia Wam najwięcej kłopotu, a przeprowadzimy go przez produkt od początku do końca.