Поставщики и онбординг
Реестр, шаблоны, определяющие, что должен предоставить каждый тип поставщика, и портал, через который он это заполняет.
2
Онбординг поставщиков · согласования · аудит
Каждый поставщик проверен до того, как начнёт работать или получит оплату.
VendoCerta собирает данные и документы поставщиков, проводит их через согласования, которые вы задаёте сами, и оставляет запись каждого решения — запись, которую никто не может изменить, включая вас.
app.vendocerta.com
- Панель
- Поставщики
- Дела онбординга
- Согласования
- Журнал аудита
Что внутри
Семь систем, одна инсталляция, одна запись.
VendoCerta — это не один экран с формой. Это системы, из которых построен продукт: у каждой свои экраны, свои права и свои записи в журнале аудита. Цифра под каждой показывает, сколько её модулей работает сегодня и сколько всего названо в каталоге.
Согласования и соответствие
Последовательные маршруты согласования, решения по документам с полной историей версий и сроки, которые напоминают о себе сами.
3
Риск, мошенничество и запись
Уровни риска, инциденты, процедура смены счёта и журнал аудита, который никто не изменит.
3
Ежедневная работа
Очереди, календари, отчёты и переписка, которые двигают процесс без таблицы Excel.
5
Ассистент и обучение
Встроенный ассистент, который предлагает и никогда не выполняет, и Академия, обучающая продукту внутри продукта.
2
Операции и закупки
Закупки от заявки до простого склада — пакет VendoCerta Plus.
1
Платформа и enterprise
Интеграции, идентификация и работа с несколькими юрлицами для крупных инсталляций.
0
Посмотреть каждую возможность и её статус
Посмотреть каждый модуль и его статусПланы и лицензирование
Сколько это стоит — прежде чем вы пролистаете дальше.
Цена за инсталляцию и никогда за поставщика: у поставщиков нет учётных записей для лицензирования. Три плана, один подписанный файл лицензии, никакого публичного прайс-листа и никакого выдуманного: спросите — и получите цифру.
VendoCerta
Онбординг, согласования, документы и журнал аудита — весь продукт контролируемого поставщика.
15модулей доступно сегодня
Компании, которая хочет держать онбординг поставщиков под контролем и уметь это доказать.
Самый полный сегодня
VendoCerta Plus
Всё вышеперечисленное плюс заявки на закупку, автоматизации и операционный пакет по мере его выхода.
16модулей доступно сегодня
Компании, чьи закупки должны проходить через те же проверки, что и онбординг.
VendoCerta PRO
Всё, что названо в каталоге, включая несколько юрлиц, SSO, публичный API и вебхуки.
16модулей доступно сегодня
Более чем одного юрлица или инсталляции, которая должна общаться с остальными вашими системами.
VendoCerta — новый продукт, поэтому здесь нет логотипов клиентов и отзывов: пока нет ничего, что было бы правдой. Зато есть другое: каждый снимок экрана ниже сделан в работающем приложении, а не в макете, и любую описанную возможность мы можем показать вживую.
- 5внутренних ролей
- Владелец, бизнес-администратор, системный администратор, проверяющий, наблюдатель — с намеренно разными слепыми зонами.
- 0учётных записей поставщиков
- Поставщик никогда не входит в систему. Он получает одну персональную ссылку с ограниченным сроком и заполняет форму через неё.
- 8языков интерфейса
- Выбирается отдельно каждым сотрудником и отдельно для каждого поставщика, поэтому зарубежный поставщик читает форму на своём.
- 75озвученных уроков
- Записи экрана реального продукта, встроенные в инсталляцию, — 37 на английском, 38 на польском.
Проблема
Онбординг поставщиков ломается тихо.
Он ломается как страховой полис, который незаметно истёк, как согласование, которое никто не может найти в почте, и как платёж, ушедший на счёт, изменённый по одному письму. Ничего из этого не выглядит сбоем, пока аудитор или банк не задаст вопрос.
Документы живут в почте
Сертификаты приходят вложениями, раскладывает их тот, кто оказался рядом, а самая новая версия — та, которую вы случайно открыли.
Срок действия — чья-то память
Полис, закончившийся в марте, обнаруживается в сентябре — обычно тем, кому он понадобился этим утром.
Согласование — это пересланное письмо
Кто согласился, на каком основании и тот ли это документ, что лежит в деле, — ничто из этого не переживает переписку.
Счёт меняется по одному сообщению
Старейший приём всё ещё работает, потому что один человек может действовать по одному письму, и никто больше на это не смотрит.
Ни один поставщик, документ или существенное изменение не проходит через компанию без нужных сведений, согласования и записи в журнале аудита.
До и после
Одни и те же шесть задач, решённые двумя способами.
Каждая строка — один из конкретных сбоев, уже описанных выше, а не общая жалоба на бумажную волокиту.
| Где это происходит | Таблицы, e-mail, общий диск | VendoCerta |
|---|---|---|
| Где живут документы | Вложения во входящих, подшитые тем, кто оказался рядом. Актуальная версия — та, что вы случайно открыли. | Одна карточка на поставщика. Каждая версия сохранена, каждый срок годности отслеживается и напоминается сам. |
| Знание, чего не хватает | Список в чьей-то голове или вкладка таблицы, которую никто не открывал со времён последней проверки. | Система точно знает, чего не хватает перед согласованием, — и показывает это и вашей команде, и поставщику. |
| Согласование изменения | Пересланная цепочка писем. Кто согласился, на каком основании и видел ли итоговый документ — редко доживает до конца. | Упорядоченная очередь с проверкой по роли и причиной, записанной при каждом решении. |
| Смена банковского счёта | Один человек действует по одному письму. Старейший приём по-прежнему работает, потому что никто больше не смотрит. | Четыре этапа — предложение, подтверждающий документ, телефонная проверка по заранее известному номеру, согласование кем-то новым. Минимум два человека. |
| Приём нового поставщика | Звонки и вложения в письмах туда-обратно, без учётной записи, по которой любая сторона могла бы проверить прогресс. | Одна персональная, истекающая по времени ссылка. Поставщик сам заполняет форму и загружает документы — без учётной записи, без пароля. |
| Доказать, что это произошло | Восстанавливается задним числом из того почтового ящика, где ещё сохранилась переписка. | Неизменяемый журнал аудита с первого дня. В нём ничего нельзя изменить или удалить — даже владельцу. |
Как это работает
Четыре шага, и на каждом система держит рубеж.
Шаблон определяет, что должен предоставить этот тип поставщика. Дальше продукт отказывается идти вперёд, пока каждый этап не закончен по-настоящему, — и говорит, чего именно не хватает, вместо того чтобы гасить кнопку.
01
Добавьте поставщика
Карточка с контролируемым статусом, уровнем риска и назначенным внутренним ответственным. Затем выбираете шаблон онбординга, который определяет, что поставщик должен предоставить.
02
Отправьте одну ссылку
Персональная одноразовая ссылка с ограниченным сроком по почте — без учётной записи, без пароля, без лицензии. Поставщик сам заполняет форму и сам загружает документы, на своём языке.
03
Проверьте, что пришло
Принять, запросить исправление или отклонить — каждый раз с причиной, которую поставщик видит. Новый файл никогда не затирает предыдущую версию; он добавляется в историю.
04
Согласуйте по порядку
Шаги решаются один за другим, только сотрудником с нужной ролью или назначенным напрямую. В согласовании отказано, пока хоть что-то обязательное отсутствует, отклонено или просрочено.
app.vendocerta.com/cases
Экран за экраном
Это весь продукт, а не подборка лучших кадров.
Снимки работающего приложения на данных демонстрационной компании. Ничего не перерисовано и ничего не прибрано ради фотографии.
app.vendocerta.com/dashboard
Один экран, отвечающий на вопрос «чем мне заняться сегодня?»
Владельцы и бизнес-администраторы получают дела, назначенные им поимённо. Все остальные роли получают счётчики — ждёт вас, просрочено, отсутствующие документы, истекающие в течение 30 дней, истёкшие. Ниже — недавняя активность в организации, без рутинных входов, которые иначе заполнили бы её шумом.
app.vendocerta.com/vendors
Поставщики и онбординг
Работу делает поставщик, и учётная запись ему не нужна.
Одна ссылка по почте, действующая ограниченное время, одноразовая. Поставщик заполняет форму, заданную вашим шаблоном, и загружает собственные документы. Отправка нового приглашения немедленно аннулирует старое — так же отсекается ссылка, ушедшая не на тот адрес.
- Персональная ссылка с истечениемЭто не пароль от учётной записи: одноразовый случайный токен со сроком, который задаёте вы, — по умолчанию неделя.
- Его язык, а не вашФорма и каждое письмо, которое получает поставщик, — на языке, выбранном при отправке приглашения, отдельно от языка, на котором работают ваши сотрудники.
- Многоразовые шаблоныВопросы, обязательные документы, шаги согласования по порядку, срок и дни напоминаний. Дело замораживает собственную копию, поэтому позднейшая правка никогда не меняет дело в работе.
app.vendocerta.com/approvals
Согласования и соответствие
В согласовании отказывают с указанием причины, а не просто не советуют его давать.
Шаги решаются по порядку. Следующий не откроется, пока предыдущий не согласован, а обязательный документ не действует и не принят. Когда что-то блокирует дело, продукт перечисляет, что именно, — тот же список читает ассистент, когда вы спрашиваете, почему нельзя согласовать.
- По порядку и с ограничением по ролиКаждый шаг указывает, какая роль может его решить, или конкретного человека. Шаг, помеченный как пропускаемый, может пропустить владелец или бизнес-администратор — и это тоже записывается.
- Решения по документам с версионированиемПринять, запросить исправление или отклонить с причиной, которую поставщик видит. Истёкший документ намеренно теряет кнопку «Принять», чтобы никто не продлил срок одним нажатием.
- Сроки, которые напоминают о себе самиНапоминания уходят поставщику — именно он должен прислать новый документ — за 30, 14, 7 и 1 день и после срока. Вы видите те же даты на экране документов и в календаре.
app.vendocerta.com/my-work
Ежедневная работа
Продукт — это очередь. Остальное — места, куда идут за причиной.
«Моя работа» собирает всё назначенное вам в согласованиях, документах и задачах. Календарь держит каждый срок действия, срок и период уведомления. Экран владельца расписывает всё это в конкретных поставщиков и конкретные решения.
- Одна очередь на человекаСогласования, решения по документам и задачи в одном списке, а не на трёх экранах, каждый из которых держит треть чьего-то дня.
- Экран владельца, а не вторая панельДо пяти цифр, а затем конкретные дела, сгруппированные по сроку. Цифра, которую вы не вправе видеть, исчезает, а не гаснет.
- Обсуждение, которое остаётся при делеКомандный чат и уведомления внутри инсталляции, чтобы обоснование решения не жило в чьей-то почте.
Намеренно медленно
Смена банковского счёта поставщика — это четыре этапа и минимум два человека.
Поддельное сообщение «у нас изменился номер счёта» — один из старейших способов перенаправить платёж, и он продолжает работать, потому что один человек может действовать по одному письму. Поэтому в VendoCerta эта операция — не нажатие кнопки. Это процедура, и продукт не будет её для вас сокращать.
- 01
Заявка на смену
Намеренно не Проверяющий. Кнопка Предложить изменение остаётся неактивной, пока у поставщика нет загруженного документа в категории «Платёжные реквизиты» — счёт нельзя предложить из ниоткуда. Номер вводится дважды — как защита от опечатки в цифре.
Ожидает подтверждения по документу
- 02
Подтверждение по документу
Проверяющий, Администратор или Владелец открывает ту же карточку и нажимает Подтверждаю совпадение с документом. Оценить, подлинное ли банковское подтверждение, — это и есть вся задача этого шага: система требует лишь, чтобы документ существовал и имел действующую версию.
Ожидает независимой проверки
- 03
Независимая проверка
Фиксируется вместе со способом: обратный звонок на номер, известный заранее — только по телефону, никогда по почте, потому что именно почтовый ящик может быть тем, что захватил злоумышленник, — подтверждающее письмо из банка, подписанная доверенность, личная встреча или «иное».
Ожидает согласования
- 04
Согласование
Последнее согласование не может дать никто, кто уже участвовал в этом деле: ни подавший заявку, ни подтвердивший документ, ни проверявший, ни согласовавший ранее. Если такой же номер счёта уже числится за другим поставщиком, предупреждение о дубле нужно осознанно отклонить, прежде чем согласование вообще станет возможным.
Счёт активен
Что на самом деле гарантируют эти четыре этапа
Об этом стоит сказать точно, потому что правило мягче, чем предполагают четыре этапа, — и именно в точности здесь суть. Один и тот же человек может подтвердить документ, провести проверку и даже дать первое согласование. Есть одно жёсткое условие, и оно безусловно: последнее согласование не может дать никто, кто уже участвовал в деле.
На практике это гарантирует минимум двух разных людей, когда требуется одно согласование, и трёх, когда два — а два стоят по умолчанию. Иногда нужен действительно четвёртый, ранее не участвовавший человек.
Безопасность и запись
Журнал аудита нельзя исправить. В этом весь смысл.
Каждое записанное действие — вход, смена статуса, решение по документу, отправленное приглашение, скачанный файл — становится записью. В VendoCerta нигде нет функции правки или удаления записи, даже для владельца, и ничто не затирает существующее событие. Именно этот отказ делает запись пригодной как доказательство.
app.vendocerta.com/audit
- Только для чтения по устройствуНе «защищено от записи политикой». В интерфейсе нет ни правки, ни удаления, ни в одной роли. Отказы в доступе тоже записываются, поэтому повторные попытки видны.
- Банковские реквизиты шифруются при храненииAES-256-GCM с момента сохранения. Чтобы увидеть полный номер, нужны право на чувствительные данные, повторный ввод пароля несмотря на активную сессию и указанная причина, которая попадает в журнал, — никогда сам номер. С экрана он исчезает через 45 секунд.
- Второй фактор, обязательный там, где это важноВладелец, бизнес-администратор, системный администратор и проверяющий не могут его пропустить. Наблюдатель может включить. Неудачный вход никогда не выдаёт, существует ли такой адрес.
- Роли с реальным разделениемНикто не может изменить собственную роль. Администратор не может создать или понизить владельца. Последнего владельца нельзя понизить или отключить, поэтому компания никогда не запирается сама от себя.
- Файлы никогда не постоянная ссылкаСкачивание идёт через подписанный адрес, действующий минуты и привязанный к вашей компании. Чувствительные документы требуют отдельного права сверх этого, и каждое скачивание аудируется отдельно.
- Срок хранения, который задаёте вы, описан честноПо умолчанию 2555 дней — семь лет, что соответствует типичным требованиям закупочного аудита. Это фиксирует вашу политику и будет управлять будущей уборкой; сегодня ничего не удаляется автоматически просто потому, что срок прошёл, — и продукт прямо говорит это на экране.
Ассистент
Он предлагает. Вы решаете. Сам он не действует никогда.
Ассистент на каждом экране, знающий руководство и — в пределах ваших прав — ваши данные: поставщиков, дела, документы, сроки. На широком экране он пристыковывается колонкой рядом с содержимым, а не поверх него, поэтому вы по-прежнему видите то, о чём спрашиваете.
Гарантия
Попросите его что-то сделать — и он этого не сделает. Он запишет, что именно сделал бы, перечислит, что произойдёт, и покажет две кнопки. Между предложением и вашим нажатием не происходит ничего — ни одно сообщение не уходит, ни одна запись не меняется. Права проверяются заново в момент подтверждения, у того, кто нажимает.
Он никогда не согласовывает, не отклоняет и не приостанавливает поставщика, никогда не меняет ничью роль и никогда ничего не удаляет — даже если попросить прямо.
«Как мне…?»
Ответ из руководства продукта, на вашем языке, обычно со ссылкой прямо на нужный экран.
«Что происходит с…?»
Ответ из ваших собственных данных: что блокирует согласование, что истекает в этом месяце, что ждёт вашего решения.
«Сделаешь это за меня?»
Ответ в виде карточки-предложения, списка последствий и двух кнопок.
app.vendocerta.com/settings/assistant
За пределами онбординга
Та же дисциплина, перенесённая в закупки.
Согласованные поставщики — точка, с которой большинство закупочных систем только начинается. VendoCerta Plus добавляет входную дверь: контролируемые заявки на закупку по поставщикам, которых компания уже допустила. Остальная часть операционного пакета названа, распределена по планам и находится в планах развития — и этот сайт в каждой строке говорит, что есть что.
app.vendocerta.com/procurement
Как мы говорим о том, что ещё не построено
Продукт разделяет два вопроса, которые прайс-листы обычно сливают: включает ли план модуль и вышел ли этот модуль в продукт. Само по себе упоминание возможности в плане никогда не достаточно, чтобы её разблокировать: проверка прав отказывает во всём, что ещё не помечено как доступное, сколько бы клиент ни платил.
Поэтому таблица сравнения на этом сайте содержит обе колонки. Строка может честно говорить одновременно «включено в VendoCerta Plus» и «в планах».
app.vendocerta.com/help
Чтобы люди начали этим пользоваться
Обучение едет внутри продукта.
Семьдесят пять озвученных записей экрана реального приложения — 37 на английском и 38 на польском — устанавливаются вместе с VendoCerta, а не лежат там, где новому сотруднику сначала нужно завести логин. Плюс контекстная помощь на каждом экране и интерфейс на восьми языках, выбираемый каждым отдельно.
- Записаны на работающем продукте, поэтому ничего в них не слайд.
- Сгруппированы по темам и доступны изнутри приложения, прямо в процессе работы.
- Интерфейс на польском, английском, немецком, испанском, французском, итальянском, русском и украинском.
- Поставщик получает того же ассистента в уменьшенном виде — внутри своего портала онбординга.
Прежде чем спросите
Вопросы, которые покупатель действительно задаёт первыми.
Нужны ли нашим поставщикам учётные записи, лицензии или обучение?
Нет. Поставщик никогда не входит в VendoCerta. Он получает по почте персональную одноразовую ссылку, действующую ограниченное время — по умолчанию неделю, — и через неё заполняет форму и загружает файлы. Без пароля, без учётной записи, без покупок.
Если ссылка ушла не на тот адрес, отправка нового приглашения немедленно аннулирует предыдущее, даже если его уже открыли.
Где живут данные?
VendoCerta устанавливается на машину, которую контролируете вы. PostgreSQL, файловое хранилище и предпросмотр почты работают как переносимые бинарники внутри папки проекта — ничего не устанавливается в Windows, права администратора не нужны, Docker не требуется (файл compose приложен для машин, где он есть). Интернет нужен только при первом запуске, чтобы загрузить эти службы.
Может ли кто-то тихо подправить журнал аудита перед проверкой?
Нет, и не из-за политики. В приложении нигде нет функции правки или удаления записи аудита, ни в одной роли, включая владельца, и ничто не затирает существующее событие. Экран говорит это сам, под заголовком. Отказ в доступе тоже записывается, поэтому попытка посмотреть что-то без прав оставляет след, а не пустоту.
Как вы останавливаете смену счёта поставщика по письму?
Четыре этапа — заявка, подтверждение по документу, независимая проверка, согласование — с документом, обязательным ещё до подачи заявки, проверкой только по телефону на номер, известный заранее, и правилом, что последнее согласование не может дать никто, кто уже участвовал в деле. На практике это минимум два разных человека, а при двух согласованиях по умолчанию — три.
Есть ли у ИИ-ассистента доступ ко всем нашим данным?
Он читает только в пределах прав спрашивающего и никогда не выполняет действие без его явного подтверждения — права проверяются заново в момент нажатия, а не в момент вопроса. Он не может согласовать, отклонить или приостановить поставщика, изменить роль или что-либо удалить.
Что будет, если наша лицензия истечёт?
У лицензии есть льготный период. В нём инсталляция остаётся читаемой — вы по-прежнему можете открывать и выгружать то, что уже есть, — но запись через модуль отклоняется, пока лицензия снова не станет активной. Владелец, читающий собственные записи, — не то, что истёкшая лицензия должна отбирать посреди чтения; создание новых — да.
Есть ли на этой странице что-то ещё не построенное?
Да, и это помечено. Сравнение планов показывает каждую возможность со статусом — работает, предпросмотр или в планах — рядом с планами, которые её включают. Продукт соблюдает то же различие: план, называющий модуль, не разблокирует его, пока модуль действительно не доступен.
Посмотрите на это на своих собственных поставщиках.
Демо с человеком, а не записанный вебинар: приведите поставщика, который доставляет вам больше всего хлопот, и мы проведём его через продукт от начала до конца.